Những lợi ích thiết thực từ dịch vụ tính lương

Tình hình kinh tế, dịch bệnh để lại những hệ lụy lâu dài cho không ít doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dịch vụ tính lương không chỉ là giải pháp hữu hiệu mà còn giúp tối ưu quy trình và tiết kiệm chi phí cho công ty.

Làm cho quy trình tính toán lương trở nên tự động hóa

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn sử dụng cách tính lương truyền thống là tính tay. Với cách thức này bạn chỉ cần thông tin trên giấy nhưng nhược điểm là bị mất và rò rỉ thông tin lương. Việc nhập liệu cũng có sai sót cao và dẫn đến một số sai sót khi tính toán.

Đây cũng chính là lý do vì sao phần mềm tính lương bắt đầu được sử dụng để quản lý hệ thống lương. Sử dụng hệ thống sẽ có mức độ bảo mật cao và chính xác hơn cách tính thông thường. Các khoản như tiền lương, tiền thưởng hay thuế đều được dich vu tinh luong quản lý tốt và không bị rò rỉ. Bộ phận nhân sự cũng không mất nhiều thời gian thực hiện các báo cáo lương.

Đồng nhất thời gian thanh toán

Doanh nghiệp sẽ có nhiều cách trả lương khác nhau cho nhân viên chính thức, thời vụ, lao động tự do hay đối tác. Thời gian chi trả lương cũng có sự khác nhau ở từng nhóm đối tượng. Nhưng điều này đôi khi lại gây ra sự trùng lặp trong việc trả lương.

Do đó để giảm thiểu rủi ro, các công ty đã sử dụng dịch vụ nhân sự thuê ngoài để quản lý các khoản chi hợp lý. Vì đơn vị tính lương có hệ thống quản lý cũng như phân chia dòng tiền để tính lương vào thời điểm phù hợp.

Có chính sách tính toán và trả lương minh bạch

Sự nhầm lẫn khi tính lương không chỉ ảnh hưởng đến nhân viên mà còn khiến doanh nghiệp vi phạm quy định pháp luật. Nếu bạn không muốn tốn kém thêm chi phí cho các khoản phạt thì dịch vụ tính lương sẽ là giải pháp tối ưu cho công ty.

Công ty thuê ngoài nhân sự tính lương có đội ngũ nhân lực có chuyên môn tốt, có kinh nghiệm tính lương trong nhiều năm cũng như am hiểu về quy định pháp luật. Bất cứ khi nào quy định thay đổi thì headhunter sẽ trao đổi và áp dụng vào cách thức tính toán lương, thưởng, thuế cho công ty. Bạn sẽ hoàn toàn yên tâm về tính chính xác trong việc tính toán payroll vietnam, đồng thời hạn chế rủi ro phát sinh liên quan đến pháp luật.

Khi nào công ty nên sử dụng dịch vụ tính lương?

Khi nào doanh nghiệp cần đến thuê ngoài dịch vụ tính lương? Theo lý thuyết quản trị, mỗi doanh nghiệp thường có 4 nhóm nhân sự với tính chất và chức năng riêng biệt. Vào từng thời điểm mà doanh nghiệp có thể mở rộng hoặc thu hẹp nhóm nhân sự này.

Khi nào cần đến dịch vụ tính lương?

Nhóm cốt lõi: Đây là nhóm nhân lực nòng cốt tạo ra giá trị trong công ty, mang lại lợi nhuận kinh doanh. Hầu hết những người trong nhóm này đã gắn bó với công ty, và có thể thỏa thuận trả phần thu nhập bằng giai đoạn kế tiếp.

Nhóm thiết yếu: Tuy cần thiết nhưng có thể thay đổi người sao cho phù hợp với doanh nghiệp.. Có thể lựa chọn nhân sự từ dịch vụ nhân sự thuê ngoài – những người có thể đóng góp được ngay lập tức cho Doanh nghiệp.

Nhóm hỗ trợ: đặc điểm là giá trị chiến lược thấp, có thể thuê ngoài được, bộ phận này chủ yếu thực hiện các công việc đơn giản, định kỳ có sẵn theo quy trình. Có thể cân nhắc cắt giảm nếu không cần thiết. Nhiều công ty tiến hành cắt giảm nhân sự tính lương, thay vào đó là sử dụng dich vu tinh luong khi việc kinh doanh gặp khó khăn, thu hẹp quy mô.

Nhóm liên kết: nhóm này không đóng vai trò cốt lõi đối với việc tạo giá trị và chiến lược cho công ty, có thể tìm kiếm ở bên ngoài. Tức là làm việc ở dạng cộng tác (chẳng hạn như thuê ngoài nhân sự), tuy có thể không dài hạn.

Để tiết kiệm chi phí thì doanh nghiệp không cần đầu tư vào nhóm nhân lực này, chỉ cần đầu tư nhiều vào mối quan hệ với những người trong nhóm này. Nếu nhu cầu trao đổi còn tiếp tục, các cộng tác viên được quản lý bằng chiến lược nhân sự hợp tác trong đó áp dụng các chính sách khuyến khích nhóm, sử dụng các nhóm liên chức năng. Những chính sách như vậy đảm bảo sự hợp tác tốt hơn và quan hệ chặt hơn giữa doanh nghiệp và các cộng tác viên.

Nếu có thể, công ty chủ động giảm bớt chi phí cơ sở vật chất như điện, nước, văn phòng… bằng cách sắp xếp lịch làm việc tại nhà cho từng bộ phận, tạm thời đóng cửa các văn phòng giao dịch chuyển về công ty mẹ…

Về các khoản chi phí phải nộp ngân sách Nhà nước: xin miễn giảm, gia hạn, hoãn nộp, miễn nộp tất cả các loại thuế phí, BHXH… cho đến khi tình hình kinh doanh tốt hơn.

Dịch vụ tính lương: Cách tính giờ công cho người lao động

Chấm công chính là bước nền tảng để thực hiện tính lương. Dịch vụ tính lương làm cách nào để xác định ngày công cho người lao động? Dưới đây là quy cách chấm công phổ biến nhất.

Cách tính giờ công của nhân viên

Việc ghi nhận giờ công phụ thuộc vào sự chủ động của người lao động:

- Nếu giờ công bị thiếu thì người lao động phải làm giấy đề nghị xác định công theo quy định quản lý giờ công.

- Nếu giờ công không đúng, không chính xác theo quy chế của công ty thì phòng nhân sự phải mời nhân viên liên quan lên để giải thích, nếu vi phạm quy chế thì phải xử lý theo quy định của công ty.

- Nếu người lao động tăng ca thì phòng nhân sự phải kiểm tra các giấy đề nghị tăng ca của nhân viên đó xem có đúng với các chính sách, quy định của công ty hay không. Trường hợp không đúng hoặc là người lao động làm tăng ca vượt quá 1h/ngày làm việc mà không có giấy tăng ca thì cần phải giải trình.

Sau khi có bảng chấm công, dich vu tinh luong sẽ bắt đầu đối chiếu và tính chính xác của giờ công của từng nhân viên.

Nếu có sự khiếu nại của nhân viên thì phòng nhân sự phải tiến hành giải quyết.

Cập nhật các mức lương, mức chế độ cho nhân viên:

Nếu trong tháng phát sinh việc thay đổi mức lương cơ bản, mức thưởng, mức bảo hiểm, phụ cấp liên quan đến lương hàng tháng thì nhân viên tính lương phải cập nhật các số liệu thay đổi vào trong bảng lương.

Cách tính lương thực tế:

Mức lương cơ bản thực tế = mức lương cơ bản x số ngày công thực tế / số ngày công tiêu chuẩn trong tháng.

Mức lương tăng ca = mức lương cơ bản x số ngày công tăng ca x 1.5 / số ngày công tiêu chuẩn trong tháng.

Mức lương làm vào ngày chủ nhật * hệ số 2, vào ngày lễ nhân hệ số 3, nếu làm vào ngày chủ nhật mà được phân công nghỉ bù ngày khác trong tuần thì không được nhân hệ số, nếu làm ngày lễ mà được phân công nghỉ bù ngày khác thì chỉ được nhân hệ số 2.0. Các khoản lương này nếu có được cho vào cột thu nhập khác.

Hiện nay doanh nghiệp có thể thông qua dịch vụ nhân sự thuê ngoài để thực hiện tính lương hàng tháng nhằm tiết kiệm chi phí cơ sở vật chất cũng như nhân sự nội bộ. Phương pháp này rất phù hợp với công ty nước ngoài, các công ty vừa và nhỏ. 

Các khoản thu nhập khác:

- Đối với các khoản thu nhập khác được nhập chung vào cột các khoản thu nhập khác.

- Đối với phụ cấp chức vụ: nếu làm đủ 23 ngày công trong tháng trở lên thì được tính nguyên mức phụ cấp, nếu làm dưới 23 ngày thì tính theo công thức: = (số ngày làm việc/số ngày tiêu chuẩn) x mức phụ cấp chức vụ.

Thuê ngoài nhân sự tính lương mang đến quy trình tính lương chính xác, bảo mật, an toàn cho doanh nghiệp, giảm rủi ro và cập nhật theo quy định của pháp luật.

Dịch vụ tính lương: Phương pháp tính lương 3P liệu có tối ưu?

Tuy tính lương theo phương pháp đo lường 3P rất phổ biến ở nhiều doanh nghiệp nhưng theo dịch vụ tính lương, cách này vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm.

Tác động đến hệ thống thu nhập

Hãy tưởng tượng doanh nghiệp có cơ cấu nhân sự chia thành nhiều phòng ban. Thu nhập của họ ổn định và tăng dần qua mỗi năm. Khi xây dựng hệ thống lương theo 3P nếu mức lương tăng thì nhân viên sẽ vui vẻ làm việc, còn mức lương bị giảm xuống thì họ sẽ quyết định nghỉ việc.

Hiện nay đa số công ty đều trả lương theo vị trí. Nghĩa là nếu không xảy ra bất kỳ vấn đề này có thiệt hại thì mức lương họ nhận được mỗi tháng là như nhau. Nhưng 3P lại đánh giá dựa trên năng lực cá nhân và KPI. Nếu không hoàn thành KPI thì chắc chắn họ sẽ bị trừ lương của tháng đó. 

Khó đánh giá năng lực

Theo đại diện công ty cung cấp dich vu tinh luong, khi áp dụng mô hình lương 3P, doanh nghiệp sẽ phải đánh giá năng lực của từng nhân viên để đưa ra mức lương phù hợp hàng tháng. Nhưng cách đánh giá như thế nào lại là một bài toán khó vì sẽ có yếu tố cảm tính ảnh hưởng. Nếu không có sự khách quan thì sẽ dễ dẫn đến sự xung đột trong đội ngũ nhân sự, mất đoàn kết.

Khó kiểm soát việc phụ cấp

Nhiều công ty vẫn còn đặt nặng yếu tố phụ cấp thâm niên, quan hệ gia đình,...Do đó nếu xây dựng hệ thống tính lương theo 3P nhưng vẫn quá chú trọng vào yếu tố này sẽ đánh mất sự công bằng giữa nhân viên trong công ty.

Tiêu chí đánh giá không đồng nhất

Mỗi lĩnh vực đều có tiêu chuẩn đánh giá khác nhau, theo dịch vụ tính lương nếu xây dựng hệ thống 3P không cụ thể thì doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng đồng nhất tiêu chuẩn đánh giá năng lực. Điều này khiến cho nhân viên không còn động lực vì đánh giá họ không đúng.

Tối ưu quy trình quản lý hệ thống lương 3P

Trả lương để thỏa mãn nhân viên cũng như không làm biến động quỹ lương là điều khó. Do đó chủ doanh nghiệp nên hoạch định chính sách về nguồn để không gây ra sự biến động lớn. Chuyên gia dich vu tinh luong cho biết khi triển khai hệ thống lương 3P thì cần sử dụng đúng cách để tránh gây ra những điều mà nhân sự không hài lòng.

Dịch vụ tính lương: Những yếu tố quan trọng trong tư vấn tiền lương

Dịch vụ tính lương căn cứ theo các yếu tố nào để tư vấn tiền lương? Trước khi đưa ra quỹ lương của công ty, nhân sự cần phải cân nhắc các điều kiện như bên dưới.

Lương thị trường

Theo chuyên gia dich vu tinh luong, trước khi đưa ra mức lương cần căn cứ vào khung lương của ngành nghề, vị trí ngoài thị trường là bao nhiêu. Đồng thời nên so sánh mức lương của đối thủ để đưa ra con số cạnh tranh nhất. Những người làm về dịch vụ tính lương cho rằng, khi có những thông tin rõ ràng như vậy, nhân viên sẽ không lo lắng số tiền mình nhận được là cao hay thấp, có phù hợp với năng lực hay không. Ngoài ra, nên cân nhắc đến sự biến động trong giá cả, vì nhu cầu sinh hoạt của con người luôn thay đổi tùy theo giá trị thị trường. 

Theo quy định hiện hành

Khi chọn dịch vụ thuê ngoài nhân sự để tính lương, họ sẽ căn cứ lập bảng lương dựa theo quy định hiện hành của pháp luật về tiền lương cho người lao động. Một doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định khi xây dựng cơ chế trả lương sẽ dễ dàng thuyết phục ứng viên hơn. Lưu ý đến các vấn đề như mức lương tối thiểu, chế độ nghỉ việc,...nên thực hiện đúng như quy định của Nhà nước.

Mức sống khu vực

Tư vấn tiền lương thường căn cứ vào mức thu nhập bình quân của địa phương đó. Nếu bạn không chắc chắn các thông tin này, thuê ngoài nhân sự tính lương và họ sẽ hỗ trợ, tư vấn các vấn đề liên quan đến lương, phúc lợi. 

Nội lực doanh nghiệp

Mức lương chi trả cho toàn bộ người lao động ở mọi cấp bậc trong công ty sẽ được căn cứ theo tổng quỹ lương theo doanh thu hàng năm. Đây cũng là cơ sở để xác định lương căn bản, trả lương cho nhân viên theo 3P hay KPI.

Công việc: Đánh giá mức độ phức tạp công việc mà nhân viên đó làm để đưa ra khung lương thích hợp.

Thâm niên làm việc: tuy công việc là yếu tố quan trọng để xác định tiền lương nhưng thâm niên làm việc cũng đóng vai trò lớn để đưa ra con số cuối cùng. Một người làm việc thời gian dài sẽ hiểu rõ công việc, quy trình thực hiện, từ đó sẽ đem lại kết quả cuối cùng tốt hơn.

Kết quả công việc: Lương, thưởng, thăng chức sẽ dựa vào hiệu quả công việc của nhân viên đó. Vì thế doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống đánh giá kết quả một cách chặt chẽ nhất. Đây là cơ sở để thúc đẩy nhân viên cống hiến, cũng như tạo cơ sở để đưa ra mức lương phù hợp hơn.